Prima Parte

Il Response Rate (RR) e' correlato dall'argomento trattato,
da chi promuove la survey, dal tempo a disposizione del rispondente
e dalla reperibilità dello stesso.

Inoltre esiste una bibliografia sulla relazione esistente fra la Letter in Advance (LiA)
ed il Response Rate (RR): le survey traggono beneficio dall'invio
di una comunicazione che preavverta, dia ufficialità e rassicuri delle finalità
della survey.

A voi un link particolarmente interessante dal Public Healt Agency of Canada

La scelta di utilizzare o meno questa tecnica è influenzata da:
1- numerosità della lista;
2- costo;
3- tempi.

Spieghiamo meglio i punti precedenti.

Punto 1.
Utilizzare la LiA in una survey con liste poco numerose aumenta la probabilità di raggiungere l'obiettivo del numero di Rispondenti desiderato; Al contrario a fronte di liste molto numerose in cui non abbiamo particolare interesse al RR possiamo scegliere di non utilizzare la LiA.

Punto 2.
Ovviamente il costo dell'invio della lettera può far propendere per l'utilizzo o meno di questa tecnica.

Punto 3.
I tempi necessari per lo svolgimento di una survey se si desidera utilizzare questa tecnica in modo integrale si moltiplicano almeno per 4. La survey in questo caso infatti inizia con l'invio delle lettere alla lista primaria, si attende l'arrivo delle stesse e quindi si eseguono le interviste. Quindi per le unità non intervistate dobbiamo estrarre i sostituti, inviare le lettere ai sostituti, attenderne l'arrivo e quindi ripartire con la survey. Un processo di stop and go reiterato fino al raggiungimento del RR desiderato.
Ovviamente questo processo è complesso e costoso da gestire.
Al punto precedente quindi vanno aggiunti i costi organizzativi di una LiA.
Un buon compromesso, non particolarmente costoso, di utilizzo di questa tecnica e' l'invio della lettera solo alla lista primaria.

Ipotizziamo ora che:
a- stiamo conducendo un'indagine telefonica;
b- l'universo da intervistare, o almeno una parte di esso, sia in possesso di fax o di mail.

Il processo quindi può essere sintetizzato nel seguente modo:
- si contatta telefonicamente l'unità da intervistare e gli si chiede l'indirizzo e-mail o il fax (meglio il fax ovviamente... scripta manent, e-mail volant ;-) );
- gli viene inviata l'informativa via fax o e-mail;
- si verifica la ricezione della stessa e quindi si fissa l'appuntamento per l'intervista.

Due considerazioni valide con questo tipo di universi e per le indagini telefoniche:
- i tempi (il punto 3 citato sopra) di esecuzione di una survey non vengono quadruduplicati;
- il possesso o meno di fax o email può influire sui RR.

Demetra da oramai 10 anni utilizza la LiA inviando fax o (negli ultimi 2 anni) e-mail nelle indagini telefoniche ad imprese.

In questa tabella abbiamo riportato alcuni dati sintetici di una ventina di indagini CATI su imprese condotte nell'ultimo anno e mezzo.

Una prima osservazione: in una ventina di survey abbiamo inviato circa 20.000 fax e meno di un migliaio di e-mail. Il rapporto fra il numero di e-mail e di fax varia fra lo 0 ed lo 0,37. Quindi da nessuna mail inviata ogni fax inviato a 1 email ogni 3 fax.

Questo rapporto è determinato dalla nostra scelta di far inviare agli intervistatori preferibilmente il fax.
Infatti il fax arriva con maggiore probabilità al destinatario poichè:
a- il numero di fax ricevuti giornalmente è decisamente inferiore al numero di e-mail che ogni giorno intasano le caselle di posta elettronica; inoltre la percentuale di e-mail spazzatura dequalifica la posta elettronica;
b- per la sua consistenza fisica, il fax viene visto, toccato e nel peggiore dei casi gettato fisicamente nella spazzatura.

In conclusione quindi "e-mail volant, fax manent".

Quindi anche ipotizzando una copertura analoga di fax e caselle di posta elettronica in universi come le imprese il costo maggiore che affrontiamo è giustificato dalla maggiore probabilità che ha il fax di informare il potenziale rispondente. E' proprio il maggior costo di invio del fax che favorisce il fax come strumento di comunicazione "serio".

L'invio della e-mail viene effettuata principalmente in 2 casi e cioé:
- l'impresa non è in possesso di fax;
- richiesta esplicita di invio e-mail.

Guardando i dati osserviamo che in tre indagini abbiamo un numero di e-mail inviate superiore alla media: una indagine sulle imprese no profit e 2 indagini sulle imprese del commercio di arte. L'anomalia delle imprese del commercio di arte è forse legato all'utilizzo particolarmente intenso del web di queste imprese abituate a rifornirsi sul mercato americano o nordeuropeo via web. Il caso delle imprese no profit potrebbe essere invece spiegato dalla natura di queste "imprese" più simile alla popolazione che alle imprese vere e proprie e quindi prive di fax.

In sintesi abbiamo che nelle indagini telefoniche su imprese:
1- la LiA via fax e e-mail non allunga drammaticamente i tempi di raccolta questionari;
2- il possesso di fax da parte di quasi tutto l'universo permette l'invio di una presentazione "qualificata" via fax;
3- la nostra scelta operativa (favorire l'invio dei fax rispetto alle e-mail) fa si che 95 volte su 100 inviamo il fax;
4- solo particolari tipologie di imprese sono particolarmente propense alle e-mail o refrattarie ai fax.

Terminiamo qui le nostre considerazioni rimandando alla prossima newsletter ulteriori riflessioni.

Buon lavoro a tutti.

Breve comunicazione: ricordiamo ai nostri lettori, molti dei quali hanno una notevole esperienza di survey, che questa newsletter è aperta e che quindi che i loro contributi sono ben accetti.

Inviateci le vostre riflessioni e le pubblicheremo.